Die Wahl der richtigen Finca: 5 Fehler, die viele Paare erst vor Ort erkennen

Und wie ihr sie von Anfang an vermeiden könnt

Im letzten Beitrag ging es darum, welcher Finca-Typ zu euch und eurer Hochzeit passt.

Heute gehen wir einen Schritt weiter.

Denn selbst wenn ihr bereits wisst, welche Art von Finca ihr sucht, gibt es bei der Auswahl einige Punkte, die auf den ersten Blick leicht übersehen werden. Pinterest, Instagram und die Webseiten der Locations zeigen euch vor allem das, was ihr sehen sollt: wunderschöne Terrassen, alte Natursteinmauern, blühende Bougainvillea und lange Tafeln unter Olivenbäumen.

Was auf den Fotos fehlt, sind die Fragen dahinter.

Wo baut der Caterer auf? Wie kommt das Equipment auf die Finca? Was passiert bei Regen? Bis wann darf Musik gespielt werden? Was ist im Mietpreis enthalten? Und wie viele Nächte müsst ihr tatsächlich buchen?

Seit über 20 Jahren lebe ich auf Mallorca und begleite seit sechs Jahren Hochzeiten auf der Insel. Dabei begegnen mir bei der Locationsuche immer wieder dieselben Punkte.

Genau deshalb möchte ich euch zeigen, worauf ihr bei der Besichtigung und vor einer Buchung genauer schauen solltet.

Fehler 1: Ihr verliebt euch in die Fotos, bevor ihr die Finca als Hochzeitslocation prüft

Goldenes Licht auf alten Steinmauern. Bougainvillea in leuchtendem Pink. Eine lange Tafel unter Olivenbäumen. Kein Wunder, dass man sich sofort verliebt.

Aber ein schönes Foto beantwortet leider nicht die Frage, ob eine Finca auch für eure Hochzeit funktioniert, denn viele Fincas auf Mallorca wurden ursprünglich als private Landgüter oder Ferienhäuser gebaut. Genau das macht ihren Charakter aus. Gleichzeitig bedeutet es, dass die Infrastruktur für eine Hochzeit von Location zu Location sehr unterschiedlich sein kann.

Die entscheidenden Fragen erkennt man häufig erst vor Ort.

Wo kann der Caterer arbeiten? Gibt es ausreichend Platz für Kühlung, Vorbereitung und Ausgabe? Wie kommt das gesamte Material auf das Gelände? Passt ein Lieferfahrzeug durch die Einfahrt? Wo stehen die Toiletten? Wo kann die Tanzfläche aufgebaut werden? Und was passiert, wenn es am Hochzeitstag regnet?

Auch die Catererfrage gehört ganz nach oben auf eure Liste.

Dürft ihr euren eigenen Caterer mitbringen oder arbeitet die Finca ausschließlich mit bestimmten Partnern? Beides kann funktionieren. Entscheidend ist, dass ihr es vor der Buchung wisst und diese Vorgabe zu euren Vorstellungen passt.

Darauf solltet ihr bei der Besichtigung achten:

Catering & Küche

✓ Dürft ihr den Caterer frei wählen oder gibt es feste Partner?

✓ Gibt es ausreichend Platz für Vorbereitung, Kühlung und Ausgabe?

✓ Sind Strom- und Wasseranschlüsse vorhanden und für eine Veranstaltung ausreichend?

Wetter & Infrastruktur

✓ Gibt es bei Regen einen realistischen Plan B?

✓ Gibt es ausreichend Schatten für die Sommermonate?

✓ Reicht die vorhandene Stromversorgung für Catering, Musik und Technik?

✓ Welche Beleuchtung ist vorhanden und was muss zusätzlich aufgebaut werden?

Gäste & Komfort

✓ Sind ausreichend Toiletten vorhanden?

✓ Gibt es separate Bereiche für Getting Ready?

✓ Wie gut ist die Finca erreichbar?

✓ Gibt es ausreichend Parkmöglichkeiten oder muss ein Shuttle organisiert werden?

Ablauf

✓ Ist die Finca während eurer Hochzeit exklusiv für euch reserviert?

✓ Ab wann können die Dienstleister aufbauen?

✓ Wie viel Zeit steht für den Abbau zur Verfügung?

✓ Gibt es Vorgaben, wann das Gelände wieder verlassen werden muss?

Das sind viele Fragen. Genau deshalb würde ich eine Finca nie ausschließlich danach beurteilen, ob sie euch auf den ersten Blick gefällt.

Die entscheidende Frage lautet:
Kann diese Finca auch den Hochzeitstag tragen, den ihr euch vorstellt?

Mein Tipp aus der Praxis

Wenn ihr eure Wunschfinca über Airbnb, Booking.com oder private Kontakte findet, klärt unbedingt, ob dort Hochzeitsveranstaltungen überhaupt zulässig sind.

Nicht jede Finca, die für Ferienaufenthalte vermietet wird, kann automatisch auch für eine Hochzeit genutzt werden. Bei privaten Ferienhäusern oder neu vermieteten Anwesen sollte dieser Punkt deshalb frühzeitig geklärt werden.

Das spart euch viel Zeit und kann verhindern, dass ihr euch in eine Location verliebt, die für eure geplante Hochzeit gar nicht infrage kommt.

Fehler 2: Den Finca-Typ nur nach der Optik auswählen

Eine Finca kann wunderschön sein und trotzdem nicht zu euch passen.

Denn mit der Wahl der Location entscheidet ihr gleichzeitig über viele andere Dinge: über die Unterbringung eurer Gäste, über Wege und Transfers, über die Gestaltungsmöglichkeiten und darüber, wie viel Organisation hinter eurem Hochzeitstag steckt.

Auf Mallorca lassen sich die meisten Hochzeitslocations grob in drei Finca-Typen einteilen:

Eventfincas werden für den Hochzeitstag angemietet und eignen sich besonders für größere Hochzeitsgesellschaften.

Agroturismos oder Fincahotels verbinden mediterranen Finca-Charakter mit dem Komfort eines kleinen Hotels.

Private Ferienfincas bieten die Möglichkeit, mehrere Tage gemeinsam mit Familie und Freunden vor Ort zu verbringen und daraus ein Wedding Weekend zu machen.

Welche Variante zu euch passt, hängt deshalb nicht allein von der Optik der Finca ab.

Fragt euch dabei zuerst: Wie möchtet ihr eure Hochzeit erleben?

Soll es vor allem ein großer Hochzeitstag werden?

Möchtet ihr möglichst viele eurer Gäste an einem Ort unterbringen?

Oder ist die gemeinsame Zeit vor und nach der Hochzeit für euch genauso wichtig wie der Hochzeitstag selbst?

Auch die Gästezahl spielt natürlich eine Rolle. Eine Location muss nicht nur schön aussehen, sondern genügend Platz für eure Feier bieten und zu dem Ablauf passen, den ihr euch vorstellt.

Mein Tipp aus der Praxis

Bindet die Location unbedingt als Teil eures gesamten Hochzeitskonzepts in Eure Planungen mit ein: wenn eure Gäste in verschiedenen Hotels wohnen, müssen Transfers organisiert werden. Wenn ihr gemeinsam auf einer Finca wohnt, verändert sich der Ablauf eures gesamten Wochenendes. Wenn ihr viele Gäste habt, braucht ihr andere räumliche Voraussetzungen als bei einer Feier im kleinen Kreis.

Je früher diese Fragen geklärt sind, desto gezielter könnt ihr nach “eurer” Finca suchen.

Denn eure Gäste werden sich später nicht daran erinnern, wie aufwendig die Logistik dahinter war, sondern nur dran, wie selbstverständlich und entspannt sich die gemeinsame Zeit angefühlt hat.

Wenn ihr die drei Finca-Typen genauer kennenlernen möchtet, findet ihr dazu einen ausführlichen Beitrag hier auf meinem Blog.

Fehler 3: Die Rahmenbedingungen für Musik und Feierzeiten nicht früh genug klären

Ihr stellt euch eine freie Trauung im Abendlicht vor, ein Dinner unter Lichterketten und anschließend eine lange Nacht mit Musik und Tanz. Dann solltet ihr genau diese Vorstellungen bereits bei der Locationsuche ansprechen.

Denn jede Finca hat ihre eigenen Rahmenbedingungen. Dazu können behördliche Vorgaben, örtliche Regelungen oder Bedingungen gehören, die sich aus der jeweiligen Genehmigung und Lage der Location ergeben.

Das bedeutet jetzt nicht automatisch, dass ihr früh nach Hause müsst, sondern ihr solltet wissen, was an eurer Wunschlocation tatsächlich möglich ist, bevor ihr sie bucht.

Diese Fragen solltet ihr stellen

✓ Bis wann darf im Außenbereich Musik gespielt werden?

✓ Gibt es für den späteren Abend einen geeigneten Innenbereich?

✓ Welche Möglichkeiten gibt es für Live-Musik und DJ?

✓ Gibt es Vorgaben für die Lautstärke oder die Nutzung bestimmter Bereiche?

✓ Welche Erfahrungen hat die Location mit Hochzeiten und den örtlichen Vorgaben?

✓ Wer ist für die Einhaltung dieser Vorgaben verantwortlich?

Gerade die letzte Frage wird leicht übersehen. Ihr solltet definitiv wissen, wer am Hochzeitstag Ansprechpartner für die Location ist und wer dafür sorgt, dass die vereinbarten Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Mein Tipp aus der Praxis

Wenn euch eine lange Party wichtig ist, sollte die Frage nach den Feierzeiten zu den ersten Fragen bei der Locationsuche gehören.

Ich habe auf Mallorca wunderschöne Fincas erlebt, die für eine Hochzeit bis spät in die Nacht geeignet sind. Bei anderen Locations liegen die Schwerpunkte ganz anders.

Deshalb geht es nicht darum, eine Finca mit möglichst wenigen Einschränkungen zu finden, sondern eine Finca zu finden, deren Rahmenbedingungen zu eurem Hochzeitstag passen.

Und alles, was für eure Feier relevant ist, sollte unbedingt vor der Buchung geklärt und anschließend auch schriftlich festgehalten werden.

Fehler 4: Nur auf den Mietpreis der Finca zu schauen

Ein niedriger Buchungspreis kann zunächst attraktiv wirken. Für eure Budgetplanung sagt er allerdings noch nicht viel aus, denn je nach Finca-Typ sind sehr unterschiedliche Leistungen im Preis enthalten. Manche Locations verfügen bereits über Tische und Stühle, eine Cateringküche oder grundlegende Beleuchtung. Bei anderen müsst ihr diese Leistungen vollständig zusätzlich organisieren.

Besonders bei privaten Ferienfincas ist dieser Punkt wichtig.

Sie wurden ursprünglich nicht als Eventlocations gebaut. Das ist Teil ihres Charmes, bedeutet aber auch, dass für eine Hochzeit zusätzliche Infrastruktur notwendig sein kann.

Mobiliar, Beleuchtung, Technik, Geschirr, Stromversorgung oder weitere Serviceleistungen können das Budget deutlich verändern, was kein Nachteil ist. Im Gegenteil: Gerade bei einer privaten Finca entsteht dadurch meist mehr Freiheit bei der Gestaltung.

Ihr solltet nur wissen, was diese Freiheit euch tatsächlich kostet.

Was zusätzlich anfallen kann

✓ Mobiliar und Bestuhlung

✓ Licht- und Tontechnik

✓ Geschirr und weitere Ausstattung

✓ Auf- und Abbau

✓ Reinigung

✓ zusätzliche Strom- oder Generatorlösungen

✓ gegebenenfalls weitere Event- oder Nutzungsgebühren

Mein Tipp aus der Praxis

Lasst euch vor der Buchung genau erklären, was im Preis enthalten ist und was separat berechnet wird.

Am besten betrachtet ihr die Location nicht nur nach ihrem Mietpreis sondern nach den tatsächlichen Kosten, die entstehen, damit dort eure Hochzeit so stattfinden kann, wie ihr sie euch vorstellt.

Das macht Angebote für euch vergleichbarer und gibt euch wesentlich früher ein realistisches Bild von eurem Budget. Gerade bei Verträgen mit ausländischen Vermietern solltet ihr außerdem darauf achten, dass alle wichtigen Vereinbarungen schriftlich festgehalten sind, denn je klarer die Absprachen sind, desto entspannter verläuft später die gesamte Planung.

Fehler 5: Ihr unterschätzt die Mindestmietdauer

Dieser Punkt betrifft vor allem private Ferienfincas mit Übernachtungsmöglichkeiten, denn anders als klassische Eventfincas werden sie häufig nicht nur für den Hochzeitstag vermietet. Je nach Finca gibt es eine Mindestaufenthaltsdauer von mehreren Nächten.

Für viele Paare ist genau das ein großer Vorteil. Denn wenn ihr ohnehin mehrere Nächte gemeinsam auf der Finca verbringt, entsteht etwas, das ein einzelner Hochzeitstag nicht bieten kann: Kostbare Zeit miteinander.

Ihr könnt gemeinsam ankommen, den ersten Abend mit euren Gästen verbringen, den Hochzeitstag ohne Ortswechsel erleben und am nächsten Morgen gemeinsam frühstücken. Das ist für mich der eigentliche Gedanke hinter einem Wedding Weekend.

Gleichzeitig sollte diese Form der Hochzeit zu euch und euren Gästen passen. Nicht jeder kann problemlos mehrere Tage verreisen. Familien orientieren sich möglicherweise an Schulferien, und auch für eure Gäste verändert sich das Budget, wenn aus einer Hochzeitsreise ein mehrtägiger Aufenthalt auf Mallorca wird.

Mein Tipp aus der Praxis

Klärt frühzeitig:

✓ Wie viele Nächte müsst ihr mindestens buchen?

✓ Wie viele Gäste können tatsächlich auf der Finca übernachten?

✓ Wie viele eurer Gäste möchten und können mehrere Nächte bleiben?

✓ Welche zusätzlichen Kosten entstehen dadurch für euch und eure Gäste?

✓ Möchtet ihr wirklich ein gemeinsames Wedding Weekend oder liegt euer Fokus auf dem Hochzeitstag?

Die Mindestmietdauer ist deshalb mehr als eine Vorgabe der Finca. Sie kann eure Entscheidung für die gesamte Form eurer Hochzeit beeinflussen.

Wenn ihr euch also bewusst für mehrere gemeinsame Tage entscheidet, wird aus den zusätzlichen Übernachtungen ein Teil des Hochzeitserlebnisses.

Die richtige Finca beginnt mit den richtigen Fragen

Die schönste Finca ist nicht automatisch die richtige für euch. Eine Location kann auf den Fotos perfekt aussehen und trotzdem nicht zu eurer Gästezahl, eurem Ablauf oder euren Vorstellungen passen.

Bei der Locationsuche würde ich deshalb immer drei Fragen miteinander verbinden:

• Wie möchtet ihr eure Hochzeit erleben?

• Was muss die Finca dafür räumlich und organisatorisch leisten können?

• Welche Rahmenbedingungen bringt sie mit?

Wenn ihr diese Punkte früh geklärt habt, wird die Suche wesentlich konkreter. Ihr könnt Locations ausschließen, die von vornherein nicht zu euch passen, und müsst eure Zeit nicht mit Location-Besichtigungen verbringen, die später ohnehin nicht infrage kommen.

Genau so gehe ich auch bei meinen Paaren vor: bevor ich eine Finca empfehle, möchte ich wissen, wie ihr feiern möchtet, wie viele Gäste dabei sein sollen und welche Rolle die gemeinsame Zeit für euch spielt.

Und erst daraus ergibt sich, welche Location wirklich zu euch passt.

Ihr seid noch auf der Suche nach der richtigen Finca?

In meinem unverbindlichen Erstgespräch sprechen wir über eure Vorstellungen, eure Gäste und den Rahmen, den ihr euch für eure Hochzeit auf Mallorca wünscht.

Gemeinsam schauen wir, welcher Finca-Typ zu euch passt und welche Anforderungen eure Location erfüllen sollte, denn eine gute Locationsuche beginnt für mich nicht mit möglichst vielen schönen Fincas. Sie beginnt immer mit den richtigen Fragen.

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